Numérisation du Courrier & Salle de Courrier Électronique

Dématérialisez vos flux postaux entrants et sortants, accélérez le traitement de vos plis et distribuez votre courrier en temps réel à vos équipes.

Courriers simples, plis recommandés (LRAR), formulaires, réclamations clients et factures reçues par voie postale : externalisez le traitement de votre courrier d'entreprise. Grâce à la capture quotidienne haute définition, à l’océrisation (OCR) et à la distribution automatisée dans la GED Zeendoc, gagnez en réactivité et facilitez le travail collaboratif.

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Pourquoi externaliser et digitaliser votre gestion du courrier ?

Distribution Instantanée & Continuité en Télétravail

Plus de retards liés au tri physique ou à l'acheminement interne. Dès son ouverture le matin, le pli numérisé est notifié au bon destinataire, qu'il soit au bureau, en déplacement ou en télétravail.

Traçabilité & Respect des Délais Légaux (LRAR)

Horodatage dès réception, suivi des accusés de réception et alertes d'échéances sur les courriers sensibles (mises en demeure, recours, notifications administratives).

Suppression du Papier & Réduction des Coûts de Gestion

Élimination des bannettes physiques, suppression des coûts de réexpédition interne entre filiales ou agences, et archivage sécurisé en Système d'Archivage Électronique (SAE).

Une salle de courrier externalisée clé en main

Etape 01

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Qualification & Définition du besoin

Entretient avec un expert pour précisément définir votre besoin et adapter notre prestation de numérisation.

Etape 02

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Logistique sécurisée

Collecte, conditionnement en conteneur et transport sécurisé de vos archives vers nos plateforme de numérisation.

Etape 03

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Préparation des documents

Nos équipes réceptionnent vos documents, retirent les agrafes, trombones, et déplient les pages.

Etape 04

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Numérisation industrielle

Utilisation de scanners de production haute performance adaptés à tous les formats (A4, plans A0, registres, photos…).

Etape 05

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Indexation et traitement (OCR)

Reconnaissance optique de caractères pour rendre les textes consultables, et nommage des fichiers selon vos critères.

Etape 06

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Contrôle qualité et livraison

Vérification de la lisibilité des images et transfert des fichiers numériques (via différents supports, disque dur, FTP sécurisé ou intégration dans votre Solution, GED,…).

Etape 07

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Gestion du support physique

Restitution de vos documents originaux, conservation en centre d'archivage ou destruction sécurisée (avec certificat).

Quels types de courriers traitons-nous au quotidien ?

✓ Courriers Entrants Généraux : Correspondances commerciales, courriers administratifs, devis signés, demandes d'usagers et pièces justificatives.

✓ Lettres Recommandées & Plis Juridiques : LRAR, significations d'huissier, assignations, courriers d'avocats et notifications contractuelles.

✓ Chèques & Règlements Reçus : Numérisation haute fidélité des chèques et talons de règlement pour réconciliation bancaire rapide avant remise en banque.

✓ Traitement du Passif Postal (Historiques de Courriers) : Numérisation en masse de vos classeurs de courriers archivés des années précédentes pour libérer de l'espace.