Numérisation de Bulletins de Paie & Dématérialisation RH

Externalisez la numérisation de votre historique de paie, sécurisez les dossiers de vos salariés et simplifiez la gestion RH avec Zeendoc Num.

Fiches de paie, soldes de tout compte, contrats de travail, fiches d'évaluation et arrêts maladie : confiez-nous la numérisation de vos archives RH papier. Grâce à l'indexation automatique par matricule salarié et à une conservation hautement sécurisée de vos dossiers, répondez sereinement à vos obligations légales et gagnez un temps précieux au quotidien.

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Pourquoi numériser vos archives de bulletins de paie et dossiers salariés ?

Conformité Légale & Valeur Probante (Copie Fiable NF Z42-026)

Bénéficiez d'une copie numérique certifiée, intègre et horodatée reconnue par l'URSSAF et l'inspection du travail, autorisant la destruction légale des historiques papier.

Confidentialité Absolue & Respect Strict du RGPD

Les bulletins de salaire contiennent des données hautement sensibles (NIR/numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, adresse). Le traitement numérique protège ces données des consultations non autorisées grâce à des droits d'accès stricts.

Recherche Instantanée & Réponse aux Demandes Salariés

Retrouvez n'importe quelle fiche de paie d'un ancien collaborateur en moins de 3 secondes par recherche nominative, matricule ou période, sans devoir fouiller dans des classeurs poussiéreux.

Une chaîne de traitement BPO hermétique et confidentielle

Etape 01

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Qualification & Définition du besoin

Entretient avec un expert pour précisément définir votre besoin et adapter notre prestation de numérisation.

Etape 02

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Logistique sécurisée

Collecte, conditionnement en conteneur et transport sécurisé de vos archives vers nos plateforme de numérisation.

Etape 03

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Préparation des documents

Nos équipes réceptionnent vos documents, retirent les agrafes, trombones, et déplient les pages.

Etape 04

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Numérisation industrielle

Utilisation de scanners de production haute performance adaptés à tous les formats (A4, plans A0, registres, photos…).

Etape 05

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Indexation et traitement (OCR)

Reconnaissance optique de caractères pour rendre les textes consultables, et nommage des fichiers selon vos critères.

Etape 06

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Contrôle qualité et livraison

Vérification de la lisibilité des images et transfert des fichiers numériques (via différents supports, disque dur, FTP sécurisé ou intégration dans votre Solution, GED,…).

Etape 07

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Gestion du support physique

Restitution de vos documents originaux, conservation en centre d'archivage ou destruction sécurisée (avec certificat).

Quels types d'actes et contrats prenons-nous en charge ?

✓ Bulletins de Salaire & Pièces de Fin de Contrat : Fiches de paie mensuelles, soldes de tout compte, certificats de travail, attestations France Travail (Pôle Emploi) et déclarations sociales (DSN).

✓ Dossiers Individuels de Salariés : Pièces d'identité, CV, diplômes, RIB, fiches d'embauche, visites médicales du travail et permis de conduire.

✓ Contrats de Travail & Avenants : Contrats initiaux (CDI, CDD, intérim, alternance), avenants d'augmentation, clauses spécifiques et courriers de mobilité.

✓ Gestion du Temps & Éléments Variables : Feuilles d'heures, demandes de congés, justificatifs d'arrêts maladie (IJSS), notes de frais et fiches d'entretiens annuels.

Questions fréquentes sur l'archivage numérique des documents RH

Q1 : Combien de temps un employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?

L'employeur doit conserver un double des bulletins de salaire pendant au moins 5 ans (Code du travail). Cependant, pour des raisons de reconstitution de carrière et de droits à la retraite des salariés, une conservation à très long terme (voire illimitée) sous format numérique sécurisé en SAE est fortement recommandée.

Q2 : Peut-on détruire les originaux papier des fiches de paie après numérisation ?

Oui, à condition que la numérisation respecte le cadre de la copie fiable (norme NF Z42-026) avec empreinte numérique certifiée et archivage dans un SAE conforme NF Z42-013 garantissant l'intégrité du fichier dans le temps.

Q3 : Comment sont protégées les données à caractère personnel de nos salariés ?

Nos centres appliquent une politique de sécurité stricte : personnel habilité soumis au secret professionnel (accords NDA), vidéosurveillance, serveurs d'hébergement souverains en France et chiffrement des flux conforme aux exigences de la CNIL et du RGPD.