Valeur juridique
Peut-on détruire les originaux papier après leur numérisation ?
Oui, la destruction des originaux papier est légalement autorisée en France pour la grande majorité des documents d’entreprise, à condition que la numérisation respecte le cadre strict de la copie fiable
Peut-on détruire les originaux papier des fiches de paie après numérisation ?
Oui, l’employeur peut légalement détruire les doubles papier des bulletins de paie après leur numérisation, dès lors que la capture est réalisée selon un procédé de copie fiable conforme à la norme NF Z42-026 et
Peut-on détruire les permis de construire papier après la numérisation ?
Non, une collectivité ou un service d’urbanisme ne peut pas détruire unilatéralement les dossiers de permis de construire papier après numérisation. L’élimination physique des dossiers d’autorisation d’urbanisme est encadrée par
Peut-on détruire les registres d’état civil ou les actes administratifs après numérisation ?
Non, il est formellement interdit de détruire les originaux papier des registres d’état civil, des délibérations communales ou des actes administratifs anciens après numérisation.
Une copie numérique de contrat a-t-elle la même valeur juridique que l’original papier ?
Oui, une copie numérique de contrat possède la même force probante que l’écrit papier original devant un juge, dès lors qu’elle respecte les conditions de la copie fiable
Combien de temps un employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?
Selon l’article L. 3243-4 du Code du travail, l’employeur est légalement tenu de conserver un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans. Cependant, pour des raisons de litiges prud’homaux, de contrôles URSSAF et
Combien de temps les ordonnances et pièces de soins doivent-elles être conservées ?
En règle générale, les professionnels de santé et pharmaciens doivent conserver les ordonnances et feuilles de soins papier pendant au moins 3 ans (délai de reprise de l’Assurance Maladie).
Confidentialité
Comment sont protégées les données à caractère personnel de nos salariés ?
Les données personnelles de vos salariés (NIR, coordonnées bancaires, historique salarial, pièces d’identité) sont protégées par un cloisonnement strict des ateliers de numérisation, le respect intégral du RGPD, …
Comment garantissez-vous la confidentialité des données patients et prescripteurs ?
La confidentialité des données patients (NIR, pathologies, traitements) et prescripteurs (numéro RPPS/ADELI) est assurée par un traitement sous secret professionnel médical,
Comment garantissez-vous la confidentialité des dossiers d’agents et des usagers ?
Nous garantissons la confidentialité des archives publiques par une stricte conformité aux préconisations du SIAF (Service Interministériel des Archives de France), l’application du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA)
Comment sont traités les courriers personnels ou confidentiels ?
Les courriers comportant une mention explicite « Personnel », « Confidentiel », « Médical » ou destinés aux instances représentatives du personnel (CSE) ne sont jamais ouverts.
Les documents quittent-ils la région ou le territoire français pendant le traitement ?
Non, vos documents ne quittent jamais le territoire français. L’ensemble des opérations logistiques, de numérisation, d’indexation et d’hébergement électronique est réalisé exclusivement en France
Vos centres respectent-ils les normes HDS et le secret médical ?
Oui, l’ensemble de notre chaîne de numérisation et d’archivage médical respecte strictement les exigences de la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) conformément à l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique.
Comment garantissez-vous la confidentialité de nos contrats stratégiques ?
La confidentialité de vos contrats et actes juridiques stratégiques est garantie par des accords de non-divulgation stricts (NDA) signés par nos équipes, un traitement dans des centres fermés sous vidéosurveillance
Faisabilité technique
Les plans numérisés conservent-ils leur échelle d’origine ?
Oui, les plans numérisés conservent rigoureusement leur échelle d’origine (restitution géométrique 1:1). Nos scanners industriels sont étalonnés régulièrement avec des mires de calibration optique
Comment traitez-vous les vieux calques froissés ou les tirages bleus abîmés ?
Les supports techniques anciens et vulnérables (calques cassants, jaunis, tirages bleus dits cyanotypes, papiers déchirés) sont systématiquement insérés dans des pochettes de transport transparentes
Traitez-vous les dossiers contenant des plans de formats et de textures très hétérogènes ?
Oui, le traitement de dossiers composites et hétérogènes (mélangeant formulaires A4, courriers, chemises cartonnées, photos et grands plans A0/A1 pliés) est au cœur de notre métier.
Vos équipements risquent-ils d’endommager les reliures anciennes ou de casser le papier ?
Non, nos équipements ne font subir aucune contrainte mécanique aux ouvrages reliés anciens. Nous utilisons exclusivement des scanners patrimoniaux équipés de berceaux en V motorisés et de plateaux compensateurs,
L’éclairage utilisé lors de la numérisation peut-il dégrader les encres ou les couleurs d’époque ?
Non, l’éclairage utilisé ne présente aucun risque de dégradation pour les encres, pigments ou papiers anciens. Nos scanners patrimoniaux utilisent des sources lumineuses à LED froide,
La qualité d’une radio numérisée est-elle suffisante pour une relecture médicale ?
Oui, la qualité d’un cliché argentique numérisé est parfaitement adaptée à une relecture et à un diagnostic médical rétrospectif. Nos scanners radiologiques dédiés numérisent
Traitez-vous les plans industriels et les formats hors normes (A0, A1, A2) ?
Oui, le traitement de dossiers composites et hétérogènes (mélangeant formulaires A4, courriers, chemises cartonnées, photos et grands plans A0/A1 pliés) est au cœur de notre métier.
Indexation
Les images médicales peuvent-elles être injectées directement dans un logiciel PACS ou DPI ?
Oui, l’ensemble des clichés radiologiques argentiques et examens numérisés est converti au standard international DICOM 3.0 ou en PDF/A haute définition, permettant une intégration directe et
Vos fichiers numérisés sont-ils conformes à la norme SCOR de l’Assurance Maladie ?
Oui, nos fichiers de numérisation de pièces justificatives respectent scrupuleusement le cahier des charges de la norme SCOR (Numérisation des Pièces Justificatives) établi par la Caisse Nationale de l’Assurance Maladie (CNAM),
Comment sont indexés les dossiers d’urbanisme pour faciliter la recherche ?
Les dossiers d’urbanisme sont indexés à partir de l’ensemble de leurs repères juridiques et fonciers : Numéro d’autorisation (PC, DP, PA, CU), Références cadastrales (Section et Parcelle), Adresse du terrain,
Comment s’effectue l’indexation pour retrouver un dossier patient ?
L’indexation d’un dossier patient s’appuie sur la capture de ses métadonnées clés : Identifiant Permanent du Patient (IPP), Numéro de Sécurité Sociale (NIR), Nom de naissance/marital, Prénom et Date de naissance.
Peut-on lier automatiquement un contrat avec ses avenants et factures associées ?
Oui, notre solution de GED permet de lier dynamiquement et automatiquement un contrat maître avec l’ensemble de ses avenants, annexes et factures associées.
Quels sont les formats de fichiers fournis pour les archives patrimoniales ?
Pour les fonds patrimoniaux et registres historiques, nous fournissons systématiquement deux niveaux de livrables complémentaires : un fichier de conservation pérenne non compressé (TIFF 24 bits ou RAW)
Les fichiers numérisés sont-ils compatibles avec nos logiciels métiers ou notre ERP ?
Oui, l’ensemble des documents numérisés et de leurs métadonnées associées est 100 % compatible avec vos progiciels de gestion intégrés (ERP), logiciels comptables, RH ou métiers.
Logistique
Comment est organisée la logistique d’enlèvement d’archives en Corse ou en zone insulaire ?
En Corse (Corse-du-Sud et Haute-Corse), la logistique d’enlèvement d’archives repose sur un réseau de collecte de proximité sur l’ensemble de l’île (Ajaccio, Bastia, Porto-Vecchio, Calvi, Corte)
Pouvez-vous intervenir en urgence lors d’un déménagement d’entreprise ou d’un transfert de site ?
Oui, nous proposons un service d’évacuation et de curage d’archives en urgence spécialement conçu pour les déménagements de sièges sociaux, transferts d’ateliers et fins de baux commerciaux.
Que deviennent les enveloppes et les courriers papier originaux après numérisation ?
Après leur numérisation et leur distribution dans la GED Zeendoc, les courriers et enveloppes papier originaux sont conservés dans un sas d’archivage sécurisé pendant une durée tampon convenue (généralement 30 à 90 jours).
Vos prestations sont-elles compatibles avec les marchés publics (MAPA / Appels d’offres) ?
Oui, l’ensemble de nos prestations de numérisation, de dématérialisation et d’archivage électronique est pleinement compatible avec les règles de la commande publique.
Quels sont les délais d’intervention pour un enlèvement d’archives sur site ?
En règle générale, nos équipes logistiques planifient une collecte d’archives sur site sous 48 à 72 heures ouvrées à compter de la validation de votre devis. Pour les opérations volumineuses ou les besoins critiques
Pouvez-vous intervenir dans les accès urbains complexes (parkings souterrains, tours d’affaires) ?
Oui, nos équipes et véhicules sont spécifiquement dimensionnés pour opérer dans les environnements urbains à fortes contraintes d’accès. Nous intervenons régulièrement dans les parkings souterrains de faible hauteur