Types de documents

Facture

Numérisation & Dématérialisation de Factures avec Valeur Probante.

Externalisez le traitement de votre historique comptable, préparez la facturation électronique et détruisez vos originaux papier en toute conformité.

Factures clients, factures fournisseurs, bons de commande, relevés bancaires : transformez vos classeurs papier en données numériques exploitables. Grâce à une numérisation haute fidélité et à un classement sécurisé de vos pièces, renforcez votre piste d’audit et accélérez la digitalisation de votre gestion comptable.

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Pourquoi externaliser la numérisation de vos archives de factures ?

Conformité & Valeur Probante (Norme NF Z42-013 / Z42-026) :

Bénéficiez d'une copie numérique fidèle et intègre reconnue par l'administration fiscale, autorisant la destruction légale des factures papier d'origine.

Gain de Temps & Indexation Automatisée (OCR & LAD)

Chaque facture est passée sous reconnaissance optique de caractères (OCR). Numéro de facture, date, montant HT/TTC, nom du fournisseur : retrouvez n'importe quelle pièce en 3 secondes.

Plan de Continuité d'Activité (PCA) & Audit Fiscal

Finis les documents comptables dégradés par l'humidité ou égarés. Répondez instantanément aux contrôles fiscaux ou audits comptables grâce à un dossier numérisé complet et horodaté.

Traitement BPO des pièces comptables : notre méthodologie

Etape 01

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Qualification & Définition du besoin

Échange approfondi avec un conseiller spécialisé afin d'identifier vos priorités et calibrer notre intervention selon vos spécificités.

Etape 02

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Logistique sécurisée

Enlèvement sur site, mise en cartons scellés et transfert sécurisé de vos fonds documentaires jusqu'à nos ateliers techniques.

Etape 03

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Préparation des documents

Prise en charge des dossiers par nos techniciens, extraction méticuleuse des attaches métalliques (agrafes, trombones, œillets) et remise à plat manuelle des feuillets.

Etape 04

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Numérisation industrielle

Numérisation sur équipements industriels à grande vitesse, capables de traiter l'ensemble de vos supports (formats standards A4/A3, liasses composites, plans grands formats, ouvrages reliés ou clichés).

Etape 05

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Indexation et traitement (OCR)

Conversion plein texte (OCR) pour rendre vos documents interrogeables mot à mot, accompagnée d'un nommage méthodique respectant votre plan de classement.

Etape 06

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Contrôle qualité et livraison

Contrôle visuel de la netteté de chaque capture et transmission sécurisée de vos fichiers (serveur FTP crypté, support physique externe ou intégration directe dans votre GED / outil métier).

Etape 07

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Gestion du support physique

Retour soigné de vos liasses physiques, externalisation en tiers-archivage ou broyage confidentiel certifié par attestation.

Quels types de pièces financières prenons-nous en charge ?

✓ Factures fournisseurs & Factures clients

✓ Bons de livraison (BL) et bons de commande (BC)

✓ Relevés de compte, journaux de banque et rapprochements

✓ Notes de frais, justificatifs et reçus

✓ Grands livres, balances comptables et bilans annuels

✓ Déclarations fiscales (TVA, liasses fiscales, CVAE)

Faites le pont entre vos archives papier et la Facturation Électronique

Alors que les entreprises basculent progressivement vers les formats électroniques structurés (Factur-X, UBL, CII), la gestion des historiques papier reste un frein opérationnel.
Pour exploiter 100 % de votre fonds documentaire numérique, injectés vos documents dans votre propre GED ou environnement applicatif. Si vous ne possèdez pas encore de solution nous vous proposons la GED Zeendoc.

Questions fréquentes sur l'archivage numérique des factures

Q1 : Quelle est la durée légale de conservation d'une facture numérisée ?

En France, les factures et pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.

Q2 : Peut-on détruire les factures papier après la numérisation ?

Oui, à condition que la numérisation respecte les exigences de la copie fiable (intégrité, horodatage, empreinte numérique certifiée et archivage en SAE conforme).

Q3 : Quels sont les formats de fichiers livrés ?

Nous livrons vos factures en format PDF/A-3 ou PDF indexé (texte sélectionnable OCR), enrichi de métadonnées XML/CSV prêtes à l'intégration dans votre logiciel comptable ou GED.