Numérisation & Gestion Électronique des Contrats et Actes Juridiques

Centralisez vos engagements contractuels, maîtrisez vos échéances et sécurisez vos pièces juridiques avec valeur probante.

Baux commerciaux, contrats clients, accords fournisseurs, statuts de société, pactes d'associés : externalisez la numérisation de votre contrathtèque papier. Grâce à l'indexation par reconnaissance de texte (OCR), pilotez vos risques contractuels et accélérez la digitalisation de votre entreprise.

Demander un devis

Appeler un expert

Pourquoi externaliser la numérisation de vos contrats d'entreprise ?

Sécurité Juridique & Valeur Probante (Copie Fiable NF Z42-026)

Bénéficiez d'une copie numérique certifiée, scellée et intègre, garantissant l'opposabilité juridique de vos actes en cas de litige, d'audit ou de contrôle fiscal.

Maîtrise des Échéances & Alertes de Re-négociation

Une fois numérisés et intégrés dans la GED Zeendoc, vos contrats bénéficient d'alertes automatiques sur les dates anniversaires, préavis et fins de validité pour éviter les tacites reconductions non souhaitées.

Recherche Instantanée & Gestion des Versions (Avenants / Annexes)

Grâce à l’OCR intégral, retrouvez un contrat ou une clause spécifique en quelques secondes parmi des milliers de pages, avec l'ensemble de ses avenants rattachés au dossier maître.

Quels types d'actes et contrats prenons-nous en charge ?

Etape 01



Qualification & Définition du besoin

Entretient avec un expert pour précisément définir votre besoin et adapter notre prestation de numérisation.

Etape 02



Logistique sécurisée

Collecte, conditionnement en conteneur et transport sécurisé de vos archives vers nos plateforme de numérisation.

Etape 03



Préparation des documents

Nos équipes réceptionnent vos documents, retirent les agrafes, trombones, et déplient les pages.

Etape 04



Numérisation industrielle

Utilisation de scanners de production haute performance adaptés à tous les formats (A4, plans A0, registres, photos…).

Etape 05



Indexation et traitement (OCR)

Reconnaissance optique de caractères pour rendre les textes consultables, et nommage des fichiers selon vos critères.

Etape 06



Contrôle qualité et livraison

Vérification de la lisibilité des images et transfert des fichiers numériques (via différents supports, disque dur, FTP sécurisé ou intégration dans votre Solution, GED,…).

Etape 07



Gestion du support physique

Restitution de vos documents originaux, conservation en centre d'archivage ou destruction sécurisée (avec certificat).

Quels types d'actes et contrats prenons-nous en charge ?

✓ Contrats Commerciaux & Fournisseurs : Conditions générales de vente/achat (CGV/CGA), accords-cadres, contrats de distribution, prestations de services et contrats de maintenance.

✓ Immobilier & Patrimoine d'Entreprise : Baux commerciaux (3/6/9), baux professionnels, titres de propriété, états des lieux et conventions d'occupation.

✓ Vie Sociale & Droit des Sociétés : Statuts constitutifs, procès-verbaux d'assemblées générales (AG), registres de mouvements de titres, pactes d'actionnaires et cessions de parts.

✓ Ressources Humaines & Contrats de Travail : CDI, CDD, avenants contractuels, clauses de non-concurrence, délégations de pouvoir et accords d'entreprise (traitement hautement confidentiel RGPD).

Questions fréquentes sur l'archivage et la numérisation des contrats

Q1 : Une copie numérique de contrat a-t-elle la même valeur juridique que l'original papier ?

Oui, selon vos objectifs. Nous étudions votre projet pour déterminer ensemble si la destruction de vos originaux avec certificat est pertinente, ou s'il est plus simple et économique pour vous de conserver vos documents papier après leur numérisation. Nous adaptons chaque prestation à vos contraintes réelles.

Q2 : Comment gérez-vous les contrats volumineux avec avenants et annexes ?

Nos équipes respectent scrupuleusement la structure de vos dossiers physiques. Les contrats cadres, leurs avenants successifs et leurs annexes sont regroupés et ordonnés dans le bon ordre chronologique pour reconstituer un dossier numérique complet et fidèle à vos archives papier.

Q3 : Peut-on lier automatiquement un contrat avec ses avenants et factures associées ?

C'est tout à fait possible dans notre GED Zeendoc. Lors de l'indexation et de l'injection dans Zeendoc, les documents sont classés par dossier d'affaire ou par tiers, créant un lien dynamique entre le contrat d'origine, ses avenants successifs et les pièces comptables rattachées.