Secteur
Collectivité
Numérisation d'Archives & Dématérialisation pour les Collectivités Territoriales
Préservez le patrimoine local, facilitez l'accès aux documents administratifs et sécurisez vos registres avec Zeendoc Num.
« Mairies, EPCI, Départements et Régions : nous prenons en charge la numérisation haute définition, l’indexation OCR et l’archivage électronique de vos registres d’état civil, actes d’urbanisme, délibérations et dossiers d’agents publics dans le respect strict des préconisations du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).
Pourquoi numériser les fonds documentaires de votre collectivité ?
Préservation & Sauvegarde du Patrimoine Historique :
Protégez les registres anciens, cadastres et délibérations contre l’usure du temps, les dégradations physiques et les risques de sinistres (incendie, inondation).
Accès Rapide & Continuité du Service Public
Permettez aux agents des différents services (urbanisme, état civil, RH, finances) de retrouver n'importe quel dossier en 3 secondes sans manipulation du papier.
Conformité Réglementaire & Visa des Archives Départementales
Accompagnement méthodologique pour le tri, l'inventaire réglementaire (bordereaux de versement et d'élimination) et l'injection dans un SAE conforme NF Z42-013.
Quels documents publics prenons-nous en charge ?
Registres d’État Civil & Délibérations
Numérisation soignée sans détérioration des reliures, indexation nominative et chronologique par commune et date.
Urbanisme & Foncier
Permis de construire (PC), déclarations préalables, plans de cadastre, PLU et schémas directeurs grand format.
Dossiers RH des Agents Publics
Dossiers individuels d'agents territoriaux, arrêtés municipaux, fiches de paie et carrières.
Finances & Marchés Publics
Pièces comptables, bordereaux de mandatement (PES V2), dossiers de consultation des entreprises (DCE) et marchés notifiés.
Une chaîne de traitement certifiée et respectueuse des normes publiques
Qualification & Définition du besoin
Entretient avec un expert pour précisément définir votre besoin et adapter notre prestation de numérisation.
Logistique sécurisée
Collecte, conditionnement en conteneur et transport sécurisé de vos archives vers nos plateforme de numérisation.
Préparation des documents
Nos équipes réceptionnent vos documents, retirent les agrafes, trombones, et déplient les pages.
Numérisation industrielle
Utilisation de scanners de production haute performance adaptés à tous les formats (A4, plans A0, registres, photos…).
Indexation et traitement (OCR)
Reconnaissance optique de caractères pour rendre les textes consultables, et nommage des fichiers selon vos critères.
Contrôle qualité et livraison
Vérification de la lisibilité des images et transfert des fichiers numériques (via différents supports, disque dur, FTP sécurisé ou intégration dans votre Solution, GED,…).
Gestion du support physique
Restitution de vos documents originaux, conservation en centre d'archivage ou destruction sécurisée (avec certificat).
Questions fréquentes sur la dématérialisation publique
Q1 : Peut-on détruire les registres d'état civil ou les actes administratifs après numérisation ?
Non. Les registres d'état civil et les délibérations sont des archives définitives à conservation perpétuelle. La numérisation permet la consultation quotidienne sans altérer les originaux papier, qui restent conservés ou versés aux Archives Départementales.
Q2 : Comment garantissez-vous la confidentialité des dossiers d'agents et usagers ?
L'ensemble des prestations est encadré par des clauses de confidentialité strictes, un traitement en centre sécurisé et le respect rigoureux du RGPD.
Q3 : Vos prestations sont-elles compatibles avec les marchés publics ?
Oui, nous répondons aux consultations publiques (MAPA ou appels d'offres ouverts) et respectons les cahiers des charges des collectivités.
Un projet d'archivage ou de numérisation dans votre collectivité ?
Nos experts du secteur public vous accompagnent dans le diagnostic de vos fonds documentaires.