| Valeur juridique
Combien de temps un employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?
Selon l'article L. 3243-4 du Code du travail, l'employeur est légalement tenu de conserver un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans. Cependant, pour des raisons de litiges prud'homaux, de contrôles URSSAF et d'aide aux salariés pour la reconstitution de carrière lors du départ à la retraite, une conservation numérique de long terme (50 ans ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié) est fortement recommandée.
Le cadre légal de la copie fiable
Depuis le décret n° 2016-1673 pris en application de l'article 1379 du Code civil, la copie électronique a la même force probante que l'original papier, pourvu que sa fidélité soit préservée et attestée :
Norme NF Z42-026
Définit les exigences du processus de numérisation (intégrité visuelle, scellement par signature électronique ou cachet serveur qualifié, horodatage certifié).
Norme NF Z42-013 / ISO 14641-
Régit l'hébergement en SAE à vocation probatoire pour empêcher toute modification ou suppression ultérieure.
Article L. 102 B du Livre des procédures fiscales
Autorise expressément la conservation dématérialisée des factures et pièces comptables avec destruction des originaux papier.
Pourquoi notre accompagnement Zeendoc Num est mieux qu'un scanner ou service de numérisation classique ?
TYPE DE DOCUMENT
dURée minimale légale
Base juridique
Durée recommandée
Registres uniques du personnel
5 ans (après le départ du salarié)
Art. R. 1221-26 Code du travail
10 ans
Contrats de travail et avenants
5 ans (après rupture du contrat)
Prescription droit commun (Art. 2224 C. civ.)
50 ans
Documents de contrôle des horaire
1 à 3 ans
Art. D. 3171-16 Code du travail
5 ans
Justificatifs de charges sociales (DSN)
3 ans (reprise URSSAF)
Art. L. 244-3 CSS
5 à 10 ans
Livraison des fichiers
Solution classique : Fichiers PDF bruts déposés sur clé USB ou disque dur
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Zeendoc Num : Fichiers structurés et intégrés directement dans une GED exploitable
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Pourquoi opter pour l'archivage électronique pérenne des fiches de paie ?
Répondre aux demandes de duplicatas
Les anciens collaborateurs sollicitent fréquemment leurs anciens employeurs pour combler des trimestres manquants auprès de la CNAV.
Gérer le contentieux prud'homal
Même si la prescription des créances salariales est de 3 ans, des litiges liés à la discrimination ou au harcèlement peuvent courir sur des délais plus longs.
Supprimer les armoires RH
Les dossiers salariés papier mobilisent des volumes d'archivage considérables qui se dégradent avec le temps.
Dématérialisez votre historique de paie et vos dossiers RH
