Numérisation d'Ordonnances, Feuilles de Soins & Justificatifs Médicaux

Dématérialisez vos pièces justificatives de santé, sécurisez vos flux de facturation CPAM/Mutuelles et facilitez vos audits de télétransmission.

Pharmacies, laboratoires d'analyses médicales, cabinets de spécialistes, centres de santé et opticiens : externalisez la numérisation de vos ordonnances papier, feuilles de soins Cerfa et demandes d'accord préalable (DAP). Grâce à l'indexation par lecture optique (LAD/RAD) et à notre environnement conforme HDS (Hébergeur de Données de Santé) et aux normes SCOR (Numérisation des Pièces Justificatives), sécurisez vos remboursements et éliminez le stockage physique.

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Pourquoi externaliser la numérisation de vos ordonnances et feuilles de soins ?

Conformité SCOR & Sécurisation des Paiements Tiers-Payant

Numérisation conforme aux spécifications techniques imposées par l'Assurance Maladie (résolution, formats, métadonnées) pour éviter les rejets de télétransmission, les pénalités et les indus lors des contrôles CPAM.

Gain de Temps & Réduction des Tâches Administratives

Supprimez le tri manuel quotidien, l'agrafage des duplicatas et l'envoi de bordereaux papier aux caisses et mutuelles. Vos équipes soignantes se recentrent sur l'accueil et le soin.

Traçabilité des Prescriptions & Secret Médical HDS

Classement instantané par patient (NIR/IPP) et date de délivrance dans un espace sécurisé HDS, garantissant l'accès immédiat à l'historique de prescription en cas de litige ou d'audit pharmacologique.

Une chaîne de traitement automatisée et certifiée HDS

Etape 01

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Qualification & Définition du besoin

Entretient avec un expert pour précisément définir votre besoin et adapter notre prestation de numérisation.

Etape 02

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Logistique sécurisée

Enlèvement sur site, mise en cartons scellés et transfert sécurisé de vos fonds documentaires jusqu'à nos ateliers techniques.

Etape 03

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Préparation des documents

Déconditionnement, retrait des fixations (trombones, agrafes) et lissage minutieux de chaque page.

Etape 04

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Numérisation industrielle

Utilisation de scanners de production haute performance adaptés à tous les formats (A4, plans A0, registres, photos…).

Etape 05

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Indexation et traitement (OCR)

Conversion plein texte (OCR) pour rendre vos documents interrogeables mot à mot, accompagnée d'un nommage méthodique respectant votre plan de classement.

Etape 06

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Contrôle qualité et livraison

Vérification de l'intégrité des images et mise à disposition des livrables par voie numérique sécurisée ou directement dans votre logiciel.

Etape 07

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Gestion du support physique

Restitution de vos documents originaux, conservation en centre d'archivage ou destruction sécurisée (avec certificat).

Quels types de justificatifs de soins traitons-nous ?

✓ Ordonnances & Prescriptions Médicales : Prescriptions de médicaments, ordonnances de biologie/radiologie, prescriptions de soins infirmiers ou de kinésithérapie, et ordonnances sécurisées de stupéfiants.

✓ Feuilles de Soins Cerfa (FSP) : Feuilles de soins papier pour actes médicaux, chirurgicaux, dentaires, pharmaceutiques ou de transport sanitaire.

✓ Bordereaux de Télétransmission & Facturation : Récapitulatifs de lots, avis de paiement (Noémie), bordereaux de subrogation et pièces de tiers-payant complémentaire.

✓ Dossiers de Prise en Charge Spécifiques : Protocoles de soins ALD (Affection Longue Durée), demandes d'accord préalable (DAP) et fiches d'appareillage/optique.

Questions fréquentes sur la dématérialisation des justificatifs de soins

Q1 : Vos fichiers numérisés sont-ils conformes à la norme SCOR de l'Assurance Maladie ?

Oui. Notre chaîne de capture applique rigoureusement les prérequis techniques de la convention nationale (résolution en niveaux de gris/noir et blanc, compression PDF optimisée, indexation des métadonnées de facturation) garantissant l'acceptation sans rejet par les serveurs de la CNAM.

Q2 : Combien de temps les ordonnances doivent-elles être conservées ?

Les professionnels de santé et pharmaciens doivent conserver les ordonnances et pièces justificatives de délivrance pendant un délai minimal de 3 ans (délai de reprise de la Sécurité Sociale). Une conservation numérique sécurisée en SAE permet de libérer les locaux tout en répondant aux contrôles a posteriori.

Q3 : Comment garantissez-vous la confidentialité des données patients et prescripteurs ?

Le traitement est opéré au sein de centres sécurisés soumis au secret professionnel médical, avec hébergement conforme HDS et chiffrement des données de bout en bout, en stricte conformité avec le RGPD et la doctrine du numérique en santé.