| Indexation
Que deviennent les enveloppes et les courriers papier originaux après numérisation ?
Après leur numérisation et leur distribution dans la GED Zeendoc, les courriers et enveloppes papier originaux sont conservés dans un sas d'archivage sécurisé pendant une durée tampon convenue (généralement 30 à 90 jours). À l'issue de cette période de sécurité, les documents sont soit restitués sous forme de lots classés, soit détruits de manière certifiée et confidentielle selon la norme DIN 66399.
L'importance de la conservation temporaire (période tampon)
La mise en quarantaine temporaire des originaux papier offre une sécurité opérationnelle totale :
Vérification d'éventuels doutes
Possibilité de consulter physiquement un original en cas de signature litigieuse ou d'expertise graphologique rare.
Sécurisation des cachets postaux
Les enveloppes sont conservées avec le courrier afin de préserver la preuve de la date d'envoi et du timbre à date de La Poste.
Traitement des pièces annexes
Mise de côté des objets joints non numérisables (clés, cartes magnétiques, échantillons).
Les options de fin de cycle pour les plis physiques
Option
Fonctionnement
Cas d'usage recommandé
Destruction sécurisée certifiée
Broyage de sécurité selon la norme DIN 66399 (niveau P-4) avec remise d'un certificat d'élimination.
Correspondances courantes, réclamations, factures papier reçues par la poste.
Restitution physique périodique
Renvoi mensuel ou trimestriel des plis conditionnés et étiquetés par lot.
Plis notariés, titres de créance, pièces nécessitant une conservation physique obligatoire.
Tiers-archivage de long terme
Stockage physique externalisé en conteneurs de haute sécurité.
Actes juridiques stratégiques et contrats originaux.
Livraison des fichiers
Solution classique : Fichiers PDF bruts déposés sur clé USB ou disque dur
Zeendoc Num : Fichiers structurés et intégrés directement dans une GED exploitable
Livraison des fichiers
Solution classique : Fichiers PDF bruts déposés sur clé USB ou disque dur
Zeendoc Num : Fichiers structurés et intégrés directement dans une GED exploitable
Livraison des fichiers
Solution classique : Fichiers PDF bruts déposés sur clé USB ou disque dur
Zeendoc Num : Fichiers structurés et intégrés directement dans une GED exploitable
Automatisez le traitement de vos flux postaux
